Styrelsen ansvarar för att föreningens ekonomi hanteras tryggt och att rapporteringen ger ett bra beslutsunderlag. Om samarbetet med den nuvarande förvaltaren inte fungerar som ni önskar kan ett byte vara rätt väg. Den bästa övergången börjar med en tydlig bild av nuläget.
Sex steg till ett tryggt byte
Gå igenom det nuvarande avtalet
Kontrollera uppsägningstid, avtalsperiod och vad som gäller för överlämning av bokföring, register, avtal och andra underlag. Börja i god tid så att föreningen inte blir bunden en period till.
Samla styrelsens behov
Skriv ner vad som fungerar i dag och vad ni vill förbättra. Det kan handla om tydligare rapporter, snabbare svar, bättre digitala arbetssätt eller mer stöd i budget- och planeringsfrågor.
Jämför innehåll – inte bara pris
Be om en tydlig beskrivning av vad som ingår. Kontrollera bland annat bokföring, betalningar, avisering, kravhantering, budget, bokslut, årsredovisning, lägenhetsregister, överlåtelser och pantsättningar.
Fatta och dokumentera beslutet
Säkerställ att beslutet fattas på rätt nivå enligt föreningens stadgar och arbetsordning. Dokumentera beslutet i styrelseprotokollet och utse gärna en kontaktperson för bytet.
Planera överlämningen tillsammans
Bestäm ansvar, datum och format för varje del som ska lämnas över. Den gamla och den nya förvaltaren behöver en gemensam tidsplan så att aviseringar, betalningar och rapportering fortsätter utan avbrott.
Följ upp den första tiden
Stäm av behörigheter, saldon, register och kommande viktiga datum. Planera också ett tidigt uppföljningsmöte där styrelsen och den nya förvaltaren kan justera rutinerna.
Vad ska styrelsen jämföra?
En låg offert säger inte alltid vad uppdraget kommer att kosta eller hur mycket stöd styrelsen faktiskt får. Be därför varje förvaltare beskriva både grunduppdraget och sådant som debiteras separat.
Uppdragets innehåll
Vilka moment ingår, hur ofta rapporterar förvaltaren och vilket ansvar ligger kvar på styrelsen?
Kontakt och tillgänglighet
Får föreningen en namngiven kontaktperson? Hur hanteras frågor, frånvaro och brådskande ärenden?
Arbetssätt och kontroll
Hur fungerar attest, betalningar, behörigheter, säkerhet och styrelsens tillgång till ekonomisk information?
Checklista inför överlämningen
Exakt material beror på föreningen och uppdraget, men följande delar bör normalt finnas med i planeringen:
- Huvudbok, verifikationer och aktuella ekonomiska rapporter
- Bankkonton, fullmakter, attestflöden och leverantörsregister
- Budget, underhållsplan, låneuppgifter och försäkringar
- Medlems- och lägenhetsregister, överlåtelser och pantsättningar
- Avtal, leverantörsuppgifter och pågående ärenden
- Aktuella avgifter, hyror, avier och eventuella reskontraposter
Tips: Sätt ett ansvarigt namn och ett sista datum på varje punkt. Då blir det lättare att upptäcka luckor innan den gamla förvaltarens uppdrag avslutas.
Vanliga frågor om att byta ekonomisk förvaltare
När är det bäst att byta förvaltare?
Det beror främst på avtalet och föreningens ekonomiska kalender. Ett byte vid ett årsskifte kan vara praktiskt, men är inget krav. Viktigast är att det finns tillräckligt med tid för en ordnad överlämning.
Måste den gamla förvaltaren samarbeta?
Avtalet reglerar vanligtvis hur uppdraget avslutas och vilket material som ska lämnas över. Därför är det viktigt att läsa villkoren tidigt och tydligt dokumentera vad den nya förvaltaren behöver.
Hur lång tid tar ett byte?
Tiden varierar med uppdragets omfattning, uppsägningstiden och hur väl underlagen är ordnade. En tydlig ansvarsfördelning och tidsplan minskar risken för förseningar.
Kan HEFAB hjälpa till med själva övergången?
Ja. Vi planerar övertagandet tillsammans med styrelsen, går igenom materialet och hjälper till att skapa tydliga rutiner från start.